La LOPD y las comunidades de propietarios.
Qué es la L.O.P.D. •La LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos Personales) es una ley que obliga a todas las entidades (personas físicas y jurídicas) que tienen datos de personas físicas a llevar a cabo una serie de acciones. •Las Comunidades de Propietarios, como personas jurídicas que son, también están obligadas a cumplir con la LOPD Cuáles son datos de carácter personal Todos aquellos que permitan identificar a una persona física: •Identificativos •Características Personales •Circunstancias social •Académicos y profesionales •Detalles de empleo •Información comercial •Económico financieros •Transacciones •Datos especialmente protegidos (salud, vida sexual, afiliación política o sindical, religión, etnia) A qué obliga la LOPD •Inscribir aquellos ficheros que contengan datos de carácter personal en el Registro de la AGPD (Agencia Española de Protección de Datos) •Elaborar e implantar un “Documento de Seguridad” que describa y regule el tratamiento de los datos personales •Regular el movimiento de datos con terceros •Realizar una auditoría al menos cada dos años en caso de tener datos especialmente protegidos (lo cual casi nunca aplica a las Comunidades de Propietarios)
Las Comunidades de Propietarios tienen que cumplir con la LOPD?
•La respuesta es inequívoca: rotundamente SÍ, en todos los casos, sin excepciones, debido a que son titulares de datos personales (siempre son titulares al menos datos de los propietarios de los inmuebles). •Las obligaciones son las mismas que para cualquier otra entidad, empresa, etc. y las sanciones por incumplimiento también son las mismas. •La justificación está en la propia Ley (art. 3 d). No obstante, la mejor prueba de la obligatoriedad de cumplir con la LOPD para las Comunidades de Propietarios es el gran número de sanciones impuestas a estas por la Agencia Española de Protección de Datos. Dichas sanciones son públicas y se pueden consultar en la web de la AGPD. El art. 3 d) de la LOPD determina la obligatoriedad El artículo 3 d) de la LOPD, se define como responsable del fichero a la "persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento”. La condición de responsable del fichero recaerá sobre la propia Comunidad de Propietarios que es quien, a través de sus Órganos de Gobierno y, en su caso, de la Junta, resolverá sobre las cuestiones relacionadas con la misma. Por tanto, efectivamente una Comunidad de Propietarios es Responsable del Fichero de los datos de carácter personal de los propietarios, y por tanto deberá cumplir con las medidas exigidas tanto en la LOPD como en su reglamento de desarrollo. ¿Una Comunidad de Propietarios tiene datos personales? Por el mero hecho de tener algún dato de carácter personal, la Comunidad de Propietarios adquiere todas las obligaciones de la LOPD. Estos son los datos más habituales que se pueden encontrar aunque pueden ser cualesquiera otros: •Datos personales, por ejemplo, nombre y apellidos, de los propietarios (en todos los casos) •Datos de empleados en caso de tener contratados porteros, personal de limpieza, jardineros, guardias de seguridad, etc. •Datos de imágenes captados por cámaras de videovigilancia
¿Y si los datos no están en la Comunidad sino en la Administración de Fincas?
•En ese caso el Responsable del Fichero sigue siendo la Comunidad de Propietarios. El Administrador de Fincas asumirá la figura de Encargado del Tratamiento, figura que acarrea una serie de obligaciones distintas, pero que en ningún caso son excluyentes de las que acarre la figura del Responsable del Fichero para la Comunidad de Propietarios. •Por tanto, la Comunidad de Propietarios NO queda eximida de cumplir con sus obligaciones al respecto de la LOPD por el hecho de tener encargada la gestión a una Administración de Fincas o a cualquier tercero. ¿Hay que hacer algún tipo de mantenimiento de la LOPD? •La Ley exige que se cumpla permanentemente con ella. No sirve por tanto adaptarse a la LOPD en un momento determinado y posteriormente pasar a incumplirla. •Las causas de pasar a incumplirla son generalmente dos: •Cambios en la Ley. Si bien no son frecuentes, estos suceden, y en caso de no adaptarse a los cambios en la ley, la Comunidad de Propietarios podría entrar en situación sancionable. •Cambios en la estructura y funcionamiento de la Comunidad de Propietarios. Estos son relativamente frecuentes, como por ejemplo, cambios en el listado de los propietarios, cambio de algún proveedor que acceda a datos, instalación de cámaras de seguridad, etc.
Trabajos incluidos en la contratación del servicio.
•Adaptación Inicial •Readaptación al nuevo RD 1720/2007 •Auditoría Bienal •Mantenimiento •Formación •Certificación Servicio principal: Adaptación Inicial LOPD El servicio principal consiste en la Adaptación Inicial a la LOPD. Las acciones que se desarrollan son las siguientes: Inscripción de ficheros en la AGPD. Acticonsulting.cat inscribirán todos los ficheros que resulten necesarios tras el análisis de la información recibida del cliente. Elaboración del Documento de Seguridad. Acticonsulting.cat elaborará un Documento de Seguridad donde se recogerán todos los aspectos recogidos en la LOPD al respecto, tanto en el plano organizativo como el técnico-informático. Regulación del movimiento de datos con terceros. Acticonsulting.cat elaborará todas las cláusulas y contratos que resulten necesarios para la regulación de los encargados de tratamientos, cesiones, captación de datos, etc. Entregables Documento de Seguridad. Este documento contendrá lo siguiente: -Cuerpo principal (Documento de Seguridad como tal) -Anexos al Documento de Seguridad, entre los cuales se encuentran las cláusulas y contratos necesarios para la regulación del movimiento de datos con terceros. -Resoluciones de Inscripción de Ficheros emitidos por la Agencia Española de Protección de Datos. Manual de Implantación LOPD. Guía formativa para la implantación de la LOPD en la empresa que incluye documentación y evaluaciones.
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